Zespół Szkół Ponadpodstawowych nr 4
im. ks. Jerzego Popiełuszki
w Piotrkowie Trybunalskim

W Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 4 w Piotrkowie Trybunalskim jako dokumentacja organizacyjna jednostki funkcjonuje:

• Statut,
• dokumenty ustanawiające trwały zarząd nieruchomości,
• Arkusz organizacyjny szkoły,
• baza danych oświatowych – SIO ,
• Rejestr Zarządzeń Dyrektora,
• Księga kontroli zewnętrznych,
• Rzeczowy Wykaz Akt – korespondencja przychodząca i wychodząca,

mają zastosowanie:

• Regulamin pracy,
• Regulamin Rady Pedagogicznej,
• Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• Regulamin ZFŚS /  Fundusz Mieszkaniowy,
• Regulamin Rady Rodziców,
• Regulamin Samorządu Uczniowskiego,
• Regulamin określający wysokość stawek i szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego funkcyjnego, za warunki pracy, szczegółowe warunki obliczani i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw,
• Regulamin zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników administracji i obsługi,
• Regulamin premiowania pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych   w ZSP nr 4,
• Regulamin wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego,

dokumentacja w sprawie przyjętych zasad rachunkowości:

• Zakładowy Plan Kont
• Instrukcja w sprawie ewidencji środków trwałych, wyceny aktywów i pasywów,
• Instrukcja w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych,
• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych,
• Regulamin kontroli wewnętrznej,
• Instrukcja kasowa,

dokumentację finansowo – księgową odzwierciedlają:

• sprawozdania finansowe – Bilans jednostki,
• sprawozdania budżetowe – RB- 27s,RB -28s,RB-N,RB-Z, RB-WS,
• sprawozdania GUS,
• dokumentacja prowadzona w programie Vulcan  – Księgowość Optimum,
• umowy z dostawcami , umowy najmu,
• dokumentacja dotycząca zamówień publicznych,
• dokumentacja ZFŚS, Funduszu Mieszkaniowego ,
• rejestr druków ścisłego zarachowania,
• księgi inwentarzowe / program Vulcan/,
• rejestr faktur VAT,
• listy płac, umowy zlecenia /program Vulcan/, karty wynagrodzeń,
• dokumentacja ubezpieczeniowa, zasiłkowa ZUS, deklaracje NFZ, informacje   e-PFRON
• dokumentacja dotycząca podatku od osób fizycznych, VAT, od nieruchomości,
• dokumentacja ubezpieczeniowa pracowników,

dokumentacja uczniów i przebiegu procesu dydaktycznego:

• Księga uczniów,
• dokumentacja osobowa uczniów przyjętych do ZSP nr 4,
• program HERMES obejmujący uczniów przystępujących do egzaminu maturalnego   i egzaminu z przygotowania zawodowego,
• wewnątrzszkolny system oceniania,
• dzienniki lekcyjne, dzienniki zajęć i arkusze ocen,
• dzienniki indywidualnego nauczania,
• roczny i pięcioletni program rozwoju szkoły,
• szkolny plan nauczania,
• plan nadzoru i mierzenia jakości,
• programy nauczania,
• imienna ewidencja wydanych świadectw ukończenia szkoły i legitymacji szkolnych,

dokumentacja kadrowa, bhp, z przeglądów budynków,

• teczki akt osobowych,
• dokumentacja awansu zawodowego nauczycieli,
• listy obecności, ewidencja czasu pracy, zwolnień lekarskich innych nieobecności,
• ewidencja wydanej odzieży bhp dla pracowników  ZSP nr 4,
• rejestr wypadków uczniów wraz z dokumentacją powypadkową,
• rejestr wypadków przy pracy wraz z dokumentacją powypadkową,
• instrukcja przeciwpożarowa,
• instrukcja określająca sposób ewakuacji i udzielania pierwszej pomocy  uczniom   i pracownikom ZSP nr 4,
• książka obiektu budowlanego oraz protokoły z przeprowadzanych przeglądów   w ZSP nr 4, dokumentacja dotycząca dozoru technicznego urządzeń,
• książka kontroli sanitarnej oraz dokumentacja pracownicza potwierdzająca aktualne badania lekarskie,

Dla przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i akt wymagających zachowania ZSP nr 4 prowadzi archiwum szkolne. Dokumentacja powstała w toku działalności szkoły dzieli się na dwie kategorie archiwalne:

• materiały archiwalne – kategoria A,
• dokumentacja niearchiwalna – kategoria B